La société Nexialog Consulting (ci-après « Nexialog»), accorde une grande importance à la protection de la vie privée et des données de ses collaborateurs, de ses fournisseurs et de ses candidats. Nexialog veille à adopter et respecter une politique de confidentialité rigoureuse et conforme à la réglementation en vigueur. Nexialog est soumis aux règles applicables en matière de protection des données personnelles, et, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles du 27 avril 2016 (« RGPD »), ainsi que toutes les règles de droit national prises en application de celui-ci, à titre subsidiaire. La présente Charte de Protection des Données Personnelles (la « Charte ») a pour objet d’informer de manière claire, simple et complète toutes les personnes concernées (« Vous » ou « Votre/Vos ») sur la manière dont Nexialog, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et utilise des données à caractère personnel Vous concernant (« les Données Personnelles ») et sur les moyens dont Vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer Vos droits s’y rapportant.

 

 

1. A quelles occasions Vos Données Personnelles sont-elles collectées ?

(i) Nexialog peut être amenée à recueillir Vos Données Personnelles dans le cadre de Votre visite et de Votre utilisation de ses services en ligne ou de ceux de ses partenaires (ex. : cookies de mesure d’audience) ou encore de Vos échanges avec les équipes de Nexialog, en particulier lors de :

  • Echanges avec la direction commerciale si vous êtes l’interlocuteur principal de notre client
  • Candidature pour un poste au sein de l’entreprise,
  • Référencement en tant que fournisseur de Nexialog.

La collecte de Vos Données Personnelles peut également être liée à Votre utilisation de tous autres produits et services proposés par Nexialog. Ces Données Personnelles sont celles que Vous fournissez au moyen de formulaires, qu’ils soient dématérialisés ou sous format papier, que ce soit sur le site internet mis à disposition par Nexialog, ou encore en réponse à des questions qui Vous sont posées par des collaborateurs de Nexialog ou des prestataires habilités par celle-ci.

A ces occasions, Nexialog prend en compte les principes de minimisation et de protection des données dès la conception des projets par défaut (privacy by design et privacy by default). En conséquence, ne sont collectées que des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Vous êtes libre de fournir, ou non, tout ou partie de Vos Données Personnelles sachant qu’une telle décision pourrait avoir pour conséquence de limiter Votre accès à certains services ou produits proposés par NEXIALOG, ou autre fonctionnalité proposée sur son site internet.

 

 

2. Sur quelle base juridique vos Données sont-elles traitées ?

 

Vos Données Personnelles ne sont traitées par Nexialog que dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :

  • lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de Vos Données Personnelles ;
  • lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
  • pour le respect des obligations légales ou réglementaires de la société Nexialog (ex. : lutte contre la fraude) ;
  • lorsque les intérêts légitimes de Nexialog ou de destinataires peuvent être de nature à justifier un traitement par Nexialog de vos Données Personnelles (ex. : mesures de sécurité informatique) accompagnés des garanties de protection adéquates.

Des mentions informatives claires et conformes au droit applicable sont prévues dans chaque cas.

 

 

3. Pour quelles finalités Vos Données Personnelles sont-elles collectées ?

 

Vos Données Personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
Selon les cas, Vos Données Personnelles pourront être utilisées dans le but de :

  • Recontacter a posteriori un candidat ayant postulé chez Nexialog ;
  • Maintenir des relations commerciales avec les fournisseurs de l’entreprise et avec les clients ;
  • Vous permettre de créer et gérer un compte utilisateur sur le site internet de NEXIALOG afin de bénéficier d’informations, de produits et/ou services ou tous autres types d’avantages proposés NEXIALOG ou ses partenaires ;
  • Participer à des enquêtes de satisfaction, sondages, analyses et statistiques afin d’améliorer nos produits et services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ;
  • Améliorer Votre expérience-client et/ou Vous proposer des services adaptés et personnalisés.

NEXIALOG traite ainsi vos données personnelles dans le seul but opérationnel. Vous pouvez vous opposer à cette collecte des données à tout moment dans les conditions décrites à l’article 7 ci-après. NEXIALOG est également susceptible d’utiliser Vos Données Personnelles à des fins administratives ou pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur (par exemple, pour Vous notifier un changement important apporté à la présente Charte).

 

 

4. Qui sont les destinataires de Vos Données Personnelles ?

 

Vos Données Personnelles étant confidentielles, seules les personnes dûment habilitées par NEXIALOG en raison de leurs fonctions peuvent accéder à Vos Données Personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission dans la mesure exigée par la réglementation applicable.
Toutes les personnes relevant de la responsabilité de NEXIALOG, ayant accès à Vos Données Personnelles, sont tenues à un engagement de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas cet engagement.
Ces personnes comprennent les personnels habilités au sein de la société NEXIALOG, et plus précisément, selon les cas, des services marketing, commerciaux, administratifs et comptables, moyens généraux et SI, des services en charge des ressources humaines, des relations clients, ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques.
Nos prestataires de services habilités peuvent également être amenés à traiter Vos Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions : il s’agit plus particulièrement des prestataires en charge de l’envoi d’e-mails à des fins marketing, du stockage de données, de l’analyse du comportement client.
Vos Données Personnelles pourront par ailleurs faire l’objet d’une communication afin de respecter des demandes d’ordre légal ou réglementaire, des décisions de justice, assignations ou procédures juridiques, si le respect de la législation en vigueur l’exige.
Enfin, Vos Données Personnelles pourront être transmises à un cessionnaire dans le cas où les actifs de NEXIALOG seraient cédés ou transférés à une société tierce.
En cas de recours à des prestataires de services situés en dehors de l’Union européenne, NEXIALOG s’engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s’assurer que Vos Données Personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat (notamment grâce à des clauses contractuelles types de la Commission européenne, des Règles internes d’entreprise ou le Bouclier de protection des données mis en place entre l’Union européenne et les Etats-Unis).

 

 

5. Comment la sécurité de vos Données Personnelles est-elle préservée ?

 

NEXIALOG veille à protéger et sécuriser Vos Données Personnelles, afin d’assurer leur confidentialité et d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.
Lorsque la divulgation de données à des tiers est nécessaire et autorisée, NEXIALOG s’assure que ces tiers garantissent aux données concernées le même niveau de protection que celui leur étant offert par NEXIALOG, et exige des garanties contractuelles afin que notamment, les données soient exclusivement traitées pour les finalités autorisées, avec toute la confidentialité et la sécurité requises.

NEXIALOG met en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer que les Données Personnelles sont conservées de la façon la plus sécurisée possible et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies, conformément au droit applicable. Bien que NEXIALOG prenne toutes les mesures raisonnables pour protéger Vos Données Personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est totalement infaillible. Conformément à la réglementation européenne applicable, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, NEXIALOG s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas). Par ailleurs, le site internet et ses sous-domaines de la société NEXIALOG peut proposer des liens vers des sites Internet de tiers susceptibles de Vous intéresser (ex. réseaux sociaux). NEXIALOG n’exerce aucun contrôle sur le contenu de ces sites de tiers ou sur les pratiques de ces tiers en matière de protection des Données Personnelles qu’ils pourraient recueillir. En conséquence, NEXIALOG décline toute responsabilité concernant le traitement par ces tiers de vos Données Personnelles, non soumis à la présente Charte. Il est de votre responsabilité de vous renseigner sur les politiques de protection des Données Personnelles de ces tiers.

 

 

6. Combien de temps Vos Données Personnelles sont-elles conservées ?

 

NEXIALOG ne conserve Vos Données Personnelles que pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation. Nous appliquons en particulier les durées de conservation suivantes pour ces quelques grandes catégories de Données Personnelles :

  • Données Personnelles des client/prospects : conservées tant que l’interlocuteur reste actif et, au plus tard, 5 ans après le dernier contact ;
  • Données Personnelles des fournisseurs : conservées tant que l’interlocuteur reste actif et, au plus tard, 5 ans après le dernier contact ;
  • Données Personnelles des candidats : conservées 5 ans après le dernier contact ;

 

 

7. Quels sont vos droits sur Vos Données Personnelles et comment les exercer ?

 

• Vos Droits

Sous réserve des limites prévues par la réglementation en vigueur, Vous disposez à l’égard de vos Données Personnelles des droits suivants :

Droit d’information sur le traitement de Vos Données personnelles

NEXIALOG s’efforce de vous offrir une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples, sur les conditions du traitement de vos Données Personnelles.

 

Droit d’accès, de rectification et à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») de Vos Données Personnelles

Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès de NEXIALOG la confirmation que Vos Données Personnelles sont traitées par nos soins ou non, et les conditions de ce traitement, ainsi que d’en recevoir une copie (pour toute copie supplémentaire, NEXIALOG est en droit d’exiger le paiement éventuel de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs occasionnés). Lorsque cette demande est présentée par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d’usage courant, à moins que Vous ne demandiez qu’il en soit autrement.
Vous avez également le droit d’obtenir de NEXIALOG, dans les meilleurs délais, la rectification de vos Données Personnelles qui sont inexactes ou incomplètes. Enfin, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), Vous avez le droit de demander à NEXIALOG l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • Vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
  • Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de Vos Données Personnelles le cas échéant, et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
  • Vous considérez et pouvez établir que Vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

Vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

Droit à la limitation du traitement de Vos Données Personnelles

La réglementation applicable prévoit que ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :

  •  lorsque Vous contestez l’exactitude de Vos Données Personnelles et pour la durée nécessaire à la vérification de leur exactitude ;
  • lorsque Vous considérez et pouvez établir que le traitement des Données Personnelles est illicite mais que Vous vous opposez à l’effacement des Données Personnelles et exigez à la place la limitation du traitement ;
  • lorsque NEXIALOG n’a plus besoin de Vos Données Personnelles mais que celles-ci Vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
  • Lorsque Vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur les vôtres.

Droit d’opposition à la prospection (y compris le profilage)

Vous pouvez Vous opposer à tout moment au traitement de Vos Données Personnelles à des fins de prospection directe. Vous pouvez également Vous opposer uniquement au profilage. Dans ce cas, Vous ne recevrez notamment plus d’offres personnalisées.

  • Droit à la portabilité des Données Personnelles Lorsque le traitement est fondé sur Votre consentement ou un contrat, ce droit à la portabilité vous permet de recevoir les Données Personnelles que Vous avez fournies à NEXIALOG dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces Données Personnelles à un autre responsable de traitement sans que NEXIALOG y fasse obstacle. Lorsque cela est techniquement possible, Vous pouvez demander que ces Données Personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par NEXIALOG.
  • Droit de retrait du consentement au traitement des Données Personnelles Lorsque NEXIALOG traite Vos Données Personnelles sur la base de Votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à votre disposition à cet effet (vous pouvez formuler votre demande via l’adresse mail rgpd@nexialog.com). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de Votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle Si malgré les efforts de NEXIALOG pour préserver la confidentialité de Vos Données Personnelles, Vous estimez que Vos droits ne sont pas respectés, Vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
    Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site de la Commission européenne.
  • Droit de décider du sort de vos Données Personnelles après votre mort Enfin, Vous avez le droit d’organiser le sort de Vos Données Personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. NEXIALOG s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, NEXIALOG reconnaît aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’accès, s’il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt ; et le droit d’opposition pour procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt et s’opposer au traitement de ses données.

 

8. Droit applicable et Tribunal compétent

 

La présente Charte est soumise au droit français. En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, le tribunal compétent sera celui déterminé selon les règles de procédure applicables